【とてもよくある質問】リマインダーメール編

ここでは、Convi.BASE におけるリマインダーメールの利用方法や機能について説明します。

Convi.BASE で管理する物品の情報を、担当者宛にメールで通知することができます。Convi.BASE のビュー機能からリマインダーメールの設定を行うことで、たとえば返却予定日を過ぎても返却されない物品を担当者に返却依頼を行うことができます。

リマインダーメールの設定は次の手順で行います。

■ リマインダーメール設定の手順

1.「ビュー管理」から、リマインダーメールを設定するビューを選択します。

① 管理メニューより「ビュー管理」を選択します。

② 「ビュー」選択画面が表示されるので、編集する「ビュー」をクリックします。なお手順にある【貸出用】パソコンビューでは、返却期限と過ぎても返却がされないデータが表示されるようビューを構成しておきます。

2.「ビューの詳細設定」画面を表示します。

「ビューの編集」画面から、「ビューの詳細設定」をクリックします。

3.「ビューの詳細設定」画面から、リマインダーメールの本文に記載する内容を設定します。

「ビューの詳細設定」画面下部の、リマインダーメール設定箇所から、リマインダーメール利用有無、およびリマインダーメールで配信するメールの本文を設定します。

「有効にする」

リマインダーメールを利用する場合、「有効にする」にチェックを入れます。

「メールタイトル」、「メール本文」、「レコード部テンプレート」

配信するメールのタイトル、本文を作成します。　「レコード部テンプレート」は、ビューから配信するデータの項目名と、レイアウトを設定します。

「時刻」、「曜日」

リマインダーメールを配信する時間と、配信する曜日を指定します。

4.「ビューの詳細設定」から、リマインダーメールを配信する宛先を設定します。

リマインダーメールを配信する宛先を設定します。併せて、エラーにより配信できなかったメールがあった旨を通知するメールを配信する宛先を設定します。

「ビューの個人を特定する項目」

リマインダーメールを配信するビューの、メールを配信する担当者を特定する項目を選択します。

「メンバーテーブル」、「メンバーテーブルの個人を特定する項目」、「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」

メールアドレスを取得するテーブルと、担当者を特定する項目、およびメールアドレスの項目を選択します。

担当者を特定する項目は、リマインダーメールを配信するビューの担当者を特定する項目と同一の値が入力されている項目を指定します。

「エラー時宛先メールアドレス」

配信できなかったメールがあった場合に通知するメールを配信する宛先を入力します。

設定後、「保存する」をクリックして設定内容を保存します。

以上で、リマインダーメールの設定は完了です。